Armazenagem e expedição

Nessa minha curta trajetória de escrever sobre logística e outros assuntos ligados ao mercado de trabalho, procuro passar um pouco da minha experiência como profissional da área e, com erros e acertos, chamar atenção para coisas obvias que não percebemos e para outras que realmente incomodam e que necessitamos trabalhá-las para que, com persistência, paciência e humildade, se transformem em obstáculos vencidos.
Uma das muitas coisas que me incomodam, é a falta de continuidade de processos dentro de empresas que acabam por desmotivar, através da desvalorização, equipes inteiras. O que se percebe é que algumas gestões só se preocupam com a compra e com a venda.
Só se preocupam com a produção porque sabem que sem produção não há venda – Pior que algumas nem isso percebem. E a armazenagem, não importa? E o almoxarifado, tão importante para manter a circulação do “sangue” nas empresas, não tem valor?
A maioria dessas empresas cuja gestão parece “pausar” o interesse por seu dinheiro após as compras de matérias-primas e peças, e só percebê-lo novamente com a ação da venda de seus produtos, trata com descaso o fluxo que permite várias melhorias dentro de seus custos e processos.
Faz-se vistas grossas para esses recursos que não geram lucros diretos para a empresa e esquecem que eles podem gerar muitos prejuízos.
Não nos importamos com o que comemos até que nos faça mal. Entre a fome e a compra do alimento é importante saber como foi tratado e feito para evitar problemas. Mas, como não temos tempo ou interesse, vamos contaminando nossos corpos (empresas) com o que nos proporcionamos de ruim.
Fui motivado por um comentário sobre o primeiro artigo a me estender no assunto, pois acredito que essa situação é vivida por muitos em milhares de empresas que não lidam bem com os valores de seus estoques.
O comentário expressava que esse profissional trabalha em um grande atacadista de tecidos e ele é responsável pelo controle de estoques que conta com cerca de 5 mil itens. Esse controle é realizado com uma simples calculadora, pois os diretores não investem em tecnologia. Ainda segundo ele, vivem na idade da pedra e conta com a paciência para, um dia, reverter esse quadro.
Em resposta a esse comentário tão atual dentro do processo de armazenagem em milhares de empresas, e não só de pequeno porte, vou pular o trivial queimando algumas etapas que acredito já tentadas por diversos profissionais da área, como: “Seu estoque precisa ser controlado e eu não consigo sem condições de trabalho”; “está dando diferença e vai comprometer as compras e a produção” ou o mais praticado: “Vamos ter que ajustar”.
Partindo direto para o que faz a diferença, vamos falar de números. A Armazenagem e a Expedição lidam com muitos números, como outros setores. No entanto, os números dos estoques, que incluem os produtos acabados, são tratados de uma forma indireta já que eles aparecem nas compras ou no faturamento. Aqui mora o perigo.
As perdas e falta de controle aumentam, e muito, os custos de produção. Dessa forma, as vendas vão sendo afetadas e só se percebe nas compras depois de um certo período.
Sua empresa já pode estar abarrotada de itens que sua manutenção e produção não darão conta. Dinheiro parado. Diferentemente de um estoque alinhado, esse dinheiro circula dentro da empresa e passa por muitas melhorias devido a um controle eficaz.
Em muitos casos, incluindo o comentado pelo leitor, esse problema é muito mais perigoso para a estrutura financeira da empresa, pois o estoque tende a um momento no mercado, moda ou outro tipo de sazonalidade que traz a obsolescência do estoque através disso ou da falta de controle de circulação por meio de um sistema PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai).
Considero o poder dos números algo surpreendente. Em uma de minhas palestras, exemplifico a importância de R$ 0,01 (Um centavo) em uma conta bem simples: Dê-me um centavo no dia primeiro e dobre o valor acumulado a cada dia e veja quanto estará me dando no dia trinta.
Some os valores de todos os dias e verás que em um mês você faliu e eu enriqueci astronomicamente. É preciso dar valor às menores coisas que lhe possa parecer.
Dessa forma, sempre sugiro que transforme o estoque, deficiências, furos, movimentação e outros fatores em números, em R$. Toda gestão, por mais despreparada que seja sempre se sensibiliza quando os argumentos viram moeda. É uma das formas de obter a continuidade acabando com aquela “pausa”, pois agora compras, estoques e vendas falam a mesma língua.
Assim, pode-se pensar em melhores equipamentos, treinamento de pessoal e, para outros, sair da calculadora para um sistema informatizado de estoques. Afinal, o mercado está repleto de sistemas com preços acessíveis e muito funcionais de acordo com sua realidade.
Como eu terminei o artigo anterior atentando aos cuidados com a Armazenagem e Expedição, citando que não se morre apenas de infarto, mostre que a dor no bolso da sua empresa incomoda bastante. Não desistam, transformem!
Não é à toa que aqui estão dois setores que promovem o sucesso da logística dentro de uma empresa ou podem ser um grande fator gerador de problemas e de perdas. Não existe abismo entre facilitar e travar. Essas condições estão bem próximas.
O homem sempre se utilizou dos recursos de armazenagem desde os primórdios para garantir sua sobrevivência. No Egito (a.C.) colheitas eram estocadas durante anos. Na década de 70, muitas empresas começaram a se destacar sobre seus concorrentes devido à redução dos custos de armazenagem. Esse “ouro” ainda está muito presente nos mais diversos segmentos do mercado. Mesmo com o afunilamento dessas técnicas e com o desenvolvimento de equipamentos para a área, ainda há muito que melhorar nesses processos. Cada empresa ou segmento dispõe de várias formas de lidar nessa área. Optar e executar bem as que mais se adéquam aos seus processos é o que as diferenciam.
Tenho observado que várias empresas desprezam esses setores quando se focam apenas na captação da receita através dos departamentos Comercial e Financeiro. Vi Almoxarifados devolvendo requisições por não achar a peça requisitada por estar fora do sistema ou do alcance da vista, mas existia. Vi Expedições (que também armazenam o produto acabado) impossibilitadas de atender aos pedidos de clientes por não identificar e separar os produtos em tempo hábil ou praticarem métodos danosos. Ou seja, se deixo de produzir devido a um e deixo de faturar devido a outro, não preciso ser especialista para saber no que vai dar.
Se você só se preocupa com o coração para não ter um infarto, mas não cuida de seus rins, pulmões, fígado, cérebro… Seu médico não vai conseguir isolar os outros órgãos e lhe deixar vivo apenas com aquilo que você julga importante e necessário – Algumas empresas buscam esse “médico” incessantemente. Às vezes, nem percebem esse absurdo.
Sempre destaco a importância desses dois setores por ser um a fase final da logística de entrada e o outro a fase inicial da logística de saída (conhecidas como Inbound e Outbound, respectivamente). E é devido a essa lógica que a Expedição é o termômetro da logística interna (a intra-logística). Se esse setor possui deficiências, elas representarão diversos problemas na sua cadeia. Não dá para listar todos, mas basta citar a insatisfação dos clientes.
Então, quais os segredos para evitar tais dificuldades nesses setores? Um só: seleção da equipe. Isso mesmo! PESSOAL. Claro que não significa que todos os problemas serão resolvidos, pois a MAM (Movimentação e Armazenagem de Materiais) é muito ampla e nesses setores podem surgir problemas originados nos métodos de transporte, produção, comercialização, coleta… Mas nisso também, a questão do preparo e atributos pessoais serão fundamentais para a identificação e solução desses problemas. Não quero desmerecer uma ou outra função dentro de uma empresa. Do zelador ao presidente, cada um tem sua importância. Mas não é qualquer pessoa que levará esses setores ao sucesso. Sempre digo que o setor de armazenagem abriga as “personae non gratae” (plural de ‘persona non grata’ que significa pessoa não bem-vinda) para os demais funcionários que necessitam de uma relação próxima com esses setores. Na verdade, é assim que tem que ser. Essas pessoas tratam a organização como mãe e o envolvimento do seu papel na empresa como pai. São elas que são chamadas de chatas pela primazia dos procedimentos corretos, seja na segurança, limpeza, organização e cuidados com o dinheiro da empresa investido nos materiais. Não só nos itens A, mas até num simples parafuso, numa simples arruela. Para a empresa, pessoas assim são mais do que bem-vindas, são essenciais.
Nada adianta treinar alguém sem esse senso de organização e envolvimento para compor esses setores. É necessária muita responsabilidade para que pequenos atos não gerem grandes problemas. O controle é crucial. Também digo que, ao assumir essa função, o responsável deve solicitar um inventário de partida para que sua história seja iniciada sem falhas ou interferências anteriores. Afinal, estar-se-á lidando com os cofres da empresa. Parece exagero, mas não é.
Com essa equipe selecionada, as soluções fluem. O preparo é constante. O aprimoramento através do conhecimento deve ser buscado com fome. As técnicas de armazenagem e movimentação são sempre renovadas e os profissionais têm que sintonizar isso para trazê-las para si e para a empresa. Claro, a empresa tem que investir nisso. Esse complemento é decisivo.
No campo básico, a obediência a um layout bem definido que contemple seu espaço, localização, condição, acessibilidade e segurança vai facilitar sua movimentação e lhe trazer um ganho de tempo bem significativo. As definições de métodos e processos vão fluir naturalmente se bem organizados e bem executados. As ferramentas, os equipamentos devem ser voltados ao bom uso para agilizar e preservar os materiais e, assim, sempre agregar valor. Se internamente isso já representa muito para uma empresa, imagine tudo isso potencializado em empresas voltadas ao mercado da distribuição de produtos (os chamados Operadores e Centros de Distribuição).
Os custos totais de movimentação podem variar de 15 a 50% do custo de produção de um produto. A redução desses custos de movimentação e armazenagem estará sempre associada às melhorias e essas sempre conduzirão às melhores condições de trabalho. Nenhum sistema será eficaz se esse contexto não partir da forma correta. Nenhuma empresa terá sucesso sem a dedicação desses setores. O cuidado com o todo é fundamental. Como já dito, não é só de infarto que se morre.
FONTE: Logística descomplicada